SOP BP UPK

STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR

BADAN PENGAWAS UNIT PENGELOLA KEGIATAN

SOP BP UPK

KECAMATAN MUARA SIAU

I.             PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM-MPd) merupakan salah satu upaya mempercepat penanggulangan kemiskinan di desa yang dilakukan melalui pembangunan/rehabilitasi sarana prasarana fisik, sosial, ekonomi serta penyediaan modal usaha bagi masyarakat miskin untuk pendanaan kegiatan ekonomi. Pendanaan kegiatan PNPM-MPd dimanfaatkan oleh masyarakat di masing-masing kecamatan sehingga kepemilikan hasil PNPM-MPd adalah milik masyarakat dengan asas pengelolaan Dari Oleh dan Untuk Masyarakat (DOUM).

Dalam rangka untuk melestarikan kelembagaan-kelembagaan yang telah dibangun oleh PNPM-MPd dan hasil-hasil PNPM-MPd terutama dana bergulir yang dikelola oleh Unit Pengelolaan Kegiatan (UPK) diperlukan ketentuan yang mengatur tentang tata laksana  pelestarian dan perlindungan hasil PNPM-MPd agar tetap dapat berkelanjutan (sustainable).

Badan Pengawas UPK (BP-UPK) dibentuk untuk menjamin akuntabilitas pengelolaan dana bergulir. Untuk menunjang Fungsi Dan Tugas Badan Pengawas Unit Pengelola Kegiatan (UPK) sebagai pelaksana mandat Badan Kerjasama Antar Desa dalam bidang pengawasan, maka diperlukan pedoman atau standard operasional dan prosedur bagi Badan Pengawas Unit Pengelola Kegiatan (BPUPK)

2.      Tujuan Umum

Sebagai pedoman dasar dan penetapan standar kerja bagi BPUPK untuk melindungi dan melestarikan asset UPK dan hasil kegiatan PNPM-MPd lainnya. Disamping itu menjadi acuan bagi BKAD / Forum MAD dalam melakukan evaluasi kinerja BP UPK.

3.      Tujuan Khusus

1.      Sebagai pedoman dasar pengawasan BPUPK terkait dengan pengawasan ke UPK.

2.      Menjadi pedoman dasar pengembangan BPUPK terkait dengan penilaian kesehatan kelembagaan UPK dan kelompok.

3.      Untuk melindungi dana yang dikelola Unit Pengelola Kegiatan (UPK)

4.      Menjamin terkelolanya dana bergulir agar tetap berdasarkan tujuan, prinsip dan aturan pokok serta mekanisma perguliran sesuai ketentuan PNPM-MPd

5.      Sebagai pedoman Pemerintah Daerah dalam pembinaan, perlindungan, pelestarian dan pengembangan BPUPK

4.      Dasar  Hukum

a.    Undang Undang Nomer 32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah

b.    Peraturan Pemerintah nomer 72 tahun 2005 pemerintahan desa

c.    Peraturan Pemerintah nomer 73 tahun 2005 tentang Kelurahan

d.    Surat Menteri Dalam Negeri Nomor : 414.2/1402/PMD, tanggal 11 Agustus 2006 tentang Kebijakan Pelestarian dan perlindungan aset –aset PPK

e.    MEMORANDUM 03/KMN-PPK/ADM/VI/2004 Tentang rekonsiliasi rekening dan laporan konsolidasi

f.     MEMORANDUM 47/KMN-PPK/ADM/VII/2004 Tentang administrasi pembayaran dan pemantauan DOK

g.    MEMORANDUM 54/KMN-PPK/KT/VII/2004 Tentang evaluasi laporan konsolidasi keuangan, laporan pemetaan phase out

h.    MEMORANDUM 55/KMN-PPK/KT/VII/2004 tentang pemetaan kecamatan phase out phase II

i.      MEMORANDUM 03/KMN-PPK/KT/I/2006 tentang panduan tambahan pengelolaan administrasi dan laporan keuangan UPK

           

II.          FUNGSI BPUPK

      1.  Fungsi Pengawasan

a.       Sebagai Lembaga Pengawas UPK dan Kelompok, melakukan pemantauan terhadap tugas dan tanggung jawab UPK serta pencapaian target yang telah dibebankan kepada UPK (realisasi vs target)

b.      Sebagai Lembaga Pendukung BKAD. BP UPK dibentuk dan memperoleh mandat dan kewenangan dalam bidang pengawasan dari BKAD yang meliputi:

      Melaksanakan pemeriksaan (audit) keuangan.

      Melaksanakan pemeriksaan (audit) operasional.

      Memberikan rekomendasi tindak lanjut atas hasil pemeriksaan.

2.  Fungsi Pemeriksaan

1. Sebagai Auditor, untuk menguji dan memastikan kelayakan transaksi, administrasi dan pelaporan bulanan sehingga dapat dipakai sebagai alat mengambil keputusan oleh pihak – pihak yang berkepentingan
2.  Sebagai Advisor, untuk memberikan saran dan masukan serta pertimbangan dalam peningkatan kualitas pengelolaan kegiatan.
3. Sebagai Investigator, untuk menemukan kecurangan, menguji kelayakan usaha      

III.       TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB BADAN PENGAWAS UPK

a.    Melakukan pemeriksaan  dan evaluasi transaksi, bukti transaksi, dokumen-dokumen, pelaksanaan  administrasi dan pelaporan pengelolaan keuangan dan pinjaman yang dikelola oleh UPK.

b.    Melakukan pengawasan  terhadap ketaatan UPK pada prinsip dan mekanisme PNPM-MPd

c.    Melakukan pengawasan  ketaatan UPK terhadap aturan-aturan MAD, termasuk aturan perguliran.

d.    Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK

e.    Memantau Realisasi anggaran UPK dan rencana kerja UPK.

f.     Memantau Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab tim lain yang dibentuk  MAD dalam pelaksanaan PNPM-MPd

g.    Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK

h.    Menyampaikan Laporan Pelaksanaan Tugasnya  kepada forum MAD

IV.  RUANG LINGKUP PEMERIKSAAN

1. Pengelolaan Pinjaman

melakukan penilaian sistem/aturan perguliran, kondisi permodalan dan hasil (performance) pengelolaan pinjaman. Hasil penilaian aspek ini memberikan indikasi tentang kesiapan UPK dalam mengelola kegiatan pinjaman baik secara kualitatif maupun kuantitatif, sehingga dapat diketahui prospek pinjaman yang dikelola pada masa mendatang

2. Pengelolaan Keuangan

Melakukan penilaian terhadap sistem/aturan pengelolaan keuangan yang mencakup proses perencananan, pelaporan dan hasil (performance) pengelolaan. Dalam penilaian aspek ini menekankan kesiapan UPK dalam mengelola keuangan program apapun atau proyek apapun dikemudian hari, karena penilaian didasarkan pada pengelolaan transaksi keuangan yang normatif dengan standar minimal.

3. Kelembagaan,

melakukan penilaian apakah kelembagaan UPK dan lembaga pendukung lainnya mempunyai sistem/aturan  yang memadai untuk pengelolaan program dan pelestarian, mempunyai kapasitas SDM yang mendukung,  proses yang transparan, dan hasil akuntabel.

V.  OBYEK PEMERIKSAAN

1. Berita Acara MAD
2. Proposal pinjaman dan realisasi pencairan
3. Kelengkapan transaksi meliputi bukti transaksi, kuitansi, nota.
4. Buku rekening
5. Administrasi keuangan dan pinjaman, meliputi buku kas dan buku bank, buku bantu hutang serta kartu kredit
6. Pelaporan keuangan UPK bulanan, meliputi Neraca, laporan operasional, Laporan Perkembangan Pinjaman, laporan kolektibilitas pinjaman, daftar inventaris, laporan realisasi penyaluran dana, rekonsiliasi rekening serta cash opname
7. ketaatan prosedur meliputi prosedur transaksi, pencatatan harian, pelaporan bulanan, prosedur perguliran, prosedur kebijakan lainnya
8. Dokumen lainnya

VI.  JENIS PEMERIKSAAN

       -  Audit Keuangan

Adalah pemeriksaan yang dilakukan untuk mengukur tingkat kewajaran laporan keuangan dengan menggunakan instrumen dalam standar akuntansi yang berlaku secara umum. Di Indonesia menggunakan SAK (Standar Akuntansi keuangan). SAK mengacu pada standar akuntansi di Amerika GAAP (General Accepted Accounting Principles)

       -  Audit management

Adalah audit yang dilakukan untuk mengukur tingkat kinerja / performa manajerial dalam hal pencapaian target yang telah direncanakan, meliputi aspek penganggaran keuangan (budgeting), perencanaan kegiatan, efisiensi anggaran, pengambilan kebijakan yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan.

-          Audit kepatuhan

Adalah audit yang dilakukan untuk mengukur tingkat kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku (due diligence), baik yang umum (hukum negara yang berlaku di Indonesia) maupun khusus(PTO, Memorandum, Keputusan MAD)

-       Audit Kecurangan/ Praud Audit

Adalah audit khusus yang dilakukan untuk menemukan adanya indikasi kecurangan. Auditor bertugas untuk mencari bukti-bukti atas terjadinya kecurangan. Keberadaan BP UPK sebagai garda depan dalam Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang ada di PPK merupakan bagian dari sistem perlindungan terhadap kecuarangan. SPI dirancang untuk mencegah terjadinya penyimpangan dan menjamin bahwa penyimpangan-penyimpangan dapat terdeteksi sejak dini.

VII.   PROSEDUR PEMERIKSAAN

-       Membuat perencanaan Audit meliputi jadwal audit dan pembagian tugas masing  masing personil BP UPK

-       Penyiapan checklis audit dan form audit

-       Kegiatan Pemeriksaan Berdasarkan Form dan Checklis pemeriksaan Dana Di UPK dan Ke Desa

-       Membuat Kesimpulan Hasil Pemeriksaan meliputi : Temuan, tanggapan, rekomendasi dan rencana Kerja Tindak Lanjut.

-       Membuat laporan Hasil Pemeriksaan : Bulanan dan Tahunan

VIII. TEKNIK PEMERIKSAAN

1.      Menganalisa, memecah dan membagi menjadi bagian – bagian yang lebih kecil

2.      Mengecek, misalnya memverifikasi penjumlahan dengan memberi tanda tick mark (√ )

3.      Membandingkan, misalnya antar laporan bulanan

4.      Konfirmasi

5.      Memeriksa penjumlahan dan pengurangan ke bawah (Footing)

6.      Memeriksa penjumlahan dan pengurangan ke samping (Crossfooting)

7.      Menginspeksi, menelaah kritis suatu pencatatan transaksi

8.      Merekonsiliasi, mencocokkan dua sumber yang terpisah mengenai hal yang sama

9.      Sampling atau testing, misalnya sejumlah transaksi yang dicatat di buku kas dengan bukti transaksinya

10.  Tracing atau menelusuri, mengurut kembali ke bukti asal

11.  Verifikasi, memeriksa kebenaran perhitungan

12.  Vouching atau memeriksa dokumen dasar, sah tidaknya suatu dokumen

IX.   STANDAR PELAPORAN

1.      Check List (Terlampir)

2.      Form Audit (Terlampir)

3.      Bentuk Laporan (Terlampir)

X.   OPINI DAN REKOMENDASI PEMERIKSAAN

 Tingkatan Opini Audit Untuk Pemeriksaan Keuangan :

      Wajar Tanpa Syarat (Unqualified Opinion)

Lengkap, benar, tidak ada keraguan

Laporan Keuangan UPK dinyatakan Wajar / Layak, jika semua kelengkapan administrasi, laporan keuangan dan bukti transaksi dalam checklis sebagaimana tertuang dalam PTO telah terpenuhi pada saat pemeriksaan (100% Lengkap) dan Tidak ada keraguan dalam validitas pelaporan sebagaimana hasil audit yang dituangkan dalam form audit.

      Wajar Dengan Syarat (Qualified Opinion)

Sebagian kecil tidak lengkap & tidak benar, ada keraguan

Laporan Keuangan UPK dinyatakan Wajar dengan syarat, apabila ditemukan adanya beberapa kekuranglengkapan bukti transaksi dalam checklis sebagaimana tertuang dalam PTO atau ada keraguan dalam validitas pelaporan sebagaimana hasil audit yang dituangkan dalam form audit.

      Menolak Berpendapat (Disclaimer Opinion)

Sebagian besar meragukan, tidak lengkap & tidak benar

Laporan Keuangan UPK dinyatakan Menolak Berpendapat, apabila ditemukan adanya ketidaklengkapan administrasi, Laporan Keuangan UPK atau sebagian besar bukti transaksi dan pendukungnya tidak dapat ditunjukkan seperti dalam checklis sebagaimana tertuang dalam PTO. Atau sebagian besar pelaporan dalam keadaan tidak valid sebagaimana hasil audit yang dituangkan dalam form audit.

      Pendapat tidak setuju (Adverse Opinion)

Tidak bisa dilakukan proses audit sama sekali

Laporan Keuangan UPK dinyatakan Pendapat tidak setuju, apabila BP UPK tidak bisa melakukan pemeriksaan dikarenakan :

-       UPK sudah tidak aktif / vakum

-       Semua Administrasi dan pelaporan tidak ditemukan

-       UPK menolak diperiksa

-       Terdapat ancaman yang membahayakan keselamatan BP UPK.

                                                                               

                                                                           

Ditetapkan di              :  Muara Siau  

    Pada Tanggal             :  22 Juni 2010

                                                                           

FORUM MUSYAWARAH BADAN KERJASAMA ANTAR DESA (BKAD)

KECAMATAN MUARA SIAU KABUPATEN MERANGIN – JAMBI

KETUA FORUM SAMSIDAR, S.Pd

SEKRETARIS FORUM KHAIRUDIN

                                                                    

                                                       MENGETAHUI,

                                                   Camat Muara Siau

                                                     MAHMUDI, S.Pd.I

                                                        PENATA TK I

                                       NIP. 1955 1204 1981 021 002